Инструкция Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д
ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обращения с документированной
служебной информацией
ограниченного распространения
в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.
Москва
2000
1 . Общие положения
1.1 . Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации (далее - документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (далее организациях).
* Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудио- пленки, машинные носители информации).
Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 № 556-126).
1.2 . К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).
Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.
1.3 . К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
1.4 . Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.
1.5 . Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).
1.6 . За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
1.7 . Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.)*.
* В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами документационного обеспечения.
1.8 . Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации.
Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.
1.9 . При работе с документами «Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их оформления.
2 . Порядок приема и учета документов и изданий
2.1 . Прием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации.
2.2 . Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Ошибочно поступившие документы и изданий «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.
2.3 . В нерабочее время документы и изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.
Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.
2.4 . Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам.
Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».
Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».
Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) или в журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.
Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.
2.5 . На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.
2.6 . Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3 ).
Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
3 . Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий
3.1 . Документы с грифом «ДСП»:
печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;
печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;
передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;
не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;
3.2 . Отпечатанные и подписанные документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись».
3.3 . На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
При необходимости направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.
Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).
3.4 . Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.
Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.
3.5 . Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.
3.6 . На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например:
ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, № 378/ДСП, № 456/ДСП.
ОТПРАВИТЕЛЬ: 252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2.
Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования».
4 . Группировка исполненных документов в дела
4.1 . Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.
В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».
4.2 . Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:
Индексы дел Заголовки дел
1 -1 Приказы по основной
деятельности
1 -1 /ДСП То же.
При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.
В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).
4.3 . По окончании делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.
Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.
4.4 . Дела с документами «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.
5 . Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа «Для служебного пользования»
5.1 . К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).
Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).
5.2 . Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.
5.3 . Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
5.4 . Дела и издания «Для служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4 ).
5.5 . Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).
Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.
5.6 . Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.
Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.
Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.
Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается.
Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения - в государственный архив.
5.7 . На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.
5.8 . При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
6 . Отбор документов, дел и изданий для хранения и к уничтожению
6.1 . Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 3 ).
6.2 . Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись (приложение 5 ) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.
6.3 . Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).
6.4 . Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП» (приложение 6 ). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.
7 . Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия
7.1 . Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 5 ).
7.2 . Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.
Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
7.3 . Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через службу документационного обеспечения организации.
7.4 . Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.
Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.
7.5 . При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы документационного обеспечения организации.
7.6 . Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.
В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.
7.7 . О фактах утраты документов, изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.
На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Приложение 1
к п. 2.4.
КАРТОЧКА
регистрации документов и изданий с грифом «Для служебного пользования»
Контроль |
Гриф |
Корреспондент |
Адресат |
Дата поступления и входящий номер |
Дата и исходящий номер документа |
Вид документа |
Краткое содержание |
Количество экземпляров и их номера |
Количество листов документа |
Резолюция или кому направлен документ |
|
Отметка об исполнении документа |
Номер дела (по номенклатуре) |
(Лицевая сторона)
Расписка в получении |
Отметка о возврате |
||
Проверка исполнения |
|||
Прочие отметки |
|||
Фонд № |
Опись № |
Дело № |
|
(Оборотная сторона)
Формат А5 (148 ´ 210) или А6 (105 ´ 148)
Приложение 2
к п. 2.4.
ЖУРНАЛ
учета документов и изданий с грифом «Для служебного пользования»*
Дата поступления и индекс документа |
Дата и исходящий номер документа |
Откуда поступил или куда направлен |
Вид документа и краткое содержание |
Количество листов |
Количество и номера экземпляров |
|
документа |
приложения |
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Окончание
Резолюция или кому направлен на исполнение |
Отметка о взятии на контроль и срок исполнения |
Дата и расписка |
Индекс (номер) дела, куда подшит документ |
Отметка об уничтожении |
|
|
|
о получении |
о возврате |
|
|
* Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».
Приложение 3
к п. 2.6.
ЖУРНАЛ
учета и распределения изданий «Для служебного пользования»
№№ пп. |
Наименование издания |
Издано или поступило |
Распределение |
Возврат |
Уничтожение |
||||
откуда поступило и где отпечатано |
входящий номер сопроводительного письма |
количество экземпляров и №№ экз. |
куда и кому направлено (или выдано) |
№ исходящего документа (или расписка в получении) и дата |
количество экземпляров и №№ экз. |
дата, №№ экз. |
дата, № акта |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
Приложение 4
к п. 5.4.
КАРТОЧКА
УЧЕТА
выдаваемых дел и изданий с грифом «Для служебного пользования»
Наименование дела или издания |
|||||
№№ пп |
Номер дела, №№ экземпляров, изданий и количество листов |
Подразделение и фамилия сотрудника |
Расписка |
Примечание |
|
в получении и дата |
о возврате и дата |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Приложение 5
к п. 6.2.
описьдокументальных материалов ___________________ хранения (постоянного, временного) ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ (отдела, управления) за _________ год
Всего сдано __________________ дел. (цифрами и прописью) Начальник отдела подпись расшифровка подписи Сдал: наименование должности лица, расшифровка подписи составившего опись подпись Принял: заведующий архивом подпись расшифровка подписи |
Формат А4 (210 ´ 297 мм)
Приложение 6
к п. 6.4.
Наименование ведомства Наименование организации |
УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности руководителя организации, его инициалы и фамилия) Подпись Дата |
||||||||||||
АКТ Дата _________ Индекс __________ _____________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов и дел Основание: приказ от ____________ № ____________ дата Составлен: экспертной комиссией Председатель комиссии: ___________________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) Члены комиссии: _________________________________________________________ (должность, инициалы, фамилии) Присутствовали:__________________________________________________________ (должность, инициалы, фамилии) Комиссия, руководствуясь перечнем ________________________________________ (название перечня) отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, следующие дела и документы. ___________________________________________________________________________ (наименование организации, в деятельности которой отложились документы, не подлежащие дальнейшему хранению)
ВСЕГО дел ______________________________________________________________ (цифрами и прописью) Председатель экспертной комиссии _________________________________________ (инициалы, фамилии) Подпись Члены: Подписи: ______________________________ Документы измельчены ___________________________________________________ (дата) Председатель экспертной комиссии _________________________________________ (фамилия, инициалы) Подпись Дата |
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения . 1 2. Порядок приема и учета документов и изданий . 2 3. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий . 3 4. Группировка исполненных документов в дела . 4 5. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа «Для служебного пользования» . 5 6. Отбор документов, дел и изданий для хранения и к уничтожению .. 6 7. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия . 7 Приложение 1. Карточка регистрации документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» . 7 Приложение 2. Журнал учета документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» . 8 Приложение 3. Журнал учета и распределения изданий «Для служебного пользования» . 8 Приложение 4. Карточка учета выдаваемых дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» . 8 Приложение 5. Опись документальных материалов . 9 Приложение 6. Акт о выделении к уничтожению документов и дел . 9 |