Когда воруют поставщики

Категория: Как обманывают, жульничают, мошенничают, воруют, грабят

Хищения товаров поставщиками — третья причина возникновения потерь в магазинах розничной торговли. Этот вид воровства ведет к недостаче товара в магазине, но ущерб от него обычно не такой большой, как от краж, совершаемых работниками магазина и покупателями. Тем не менее, если на такие потери не обращать внимания, это, в конце концов, может привести к значительным убыткам. К тому же поставщики, обнаружив, что вы не очень внимательно относитесь к их деятельности, могут начать мошенничать все чаще, в результате чего ваши потери существенно возрастут.

Поставщики прибегают к различным способам, чтобы украсть товар. К их числу относятся неполные поставки, завышение цен, воровство при разгрузке и возврате товара. Прочитав эту статью, вы узнаете, какие меры контроля и предосторожности в работе с поставщиками можно использовать в рамках всеобщей программы предотвращения потерь.

 Неполные поставки

1. Общие сведения

Количество полученного товара может оказаться неполным в результате ошибки, сделанной при погрузке на фабрике.

Но гораздо чаще это происходит из-за действий нечестного водителя или лица, отвечающего за доставку.

Очень часто такие кражи совершаются там, где водителю разрешено самому размещать привезенный товар в торговом зале или на складе. Если у вас в магазине никто не отвечает за проверку поставок и не считает доставленный товар, то водитель легко может уменьшить цифру в накладной, а «излишки» сбыть другому магазину за наличные. Вы же заплатите за весь объем поставки, но на деле получите меньшее количество товара, создав тем самым недостачу еще до того, как доставленное попадет на полки.

2. Меры предосторожности

а)  Используйте отпечатанные бланки заказов, которые должны подписываться уполномоченными работниками. Печатать бланки лучше в типографии, тогда их сложнее подделать. При этом желательно, чтобы на каждом бланке проставлялся свой порядковый номер. Если же у вас небольшой магазин и вы распечатываете бланки на принтере, стремитесь сделать так, чтобы они были защищены — например, печатайте их на особой бумаге, защищайте паролем файл с формой бланка, делайте незаметные на первый взгляд лишние пробелы между некоторыми словами. Можно периодически заменять бланки, размножаемые на принтере или копировальном аппарате (к примеру, еженедельно или ежемесячно перемещайте лишние пробелы в другие места, недопечатывайте какие-нибудь линии или делайте в них «случайные» пробелы). Частая смена бланков позволит вам выявить поддельные документы, поскольку мошенники не будут успевать за изменениями, даже если догадаются о них. Вы /КС, ЗМИЯ особенности каждой серии бланков, сможете быстро обнаружить подделку.

б)  Установите процедуру приемки товара и ведите соответствующий журнал. От незаказанного или ошибочно доставленного товара следует отказываться.

в)  Никогда не разрешайте водителям вносить товар в магазин через главный вход. Товар должен разгружаться в специально отведенных для этого местах, где вы сможете проследить за работой и проверить соответствие груза документам — в коробках может оказаться не тот товар, который вы заказывали, или товар не того качества. Случается, в упаковках не хватает одного или нескольких предметов, в мешках — обнаруживается меньший вес и т. д. Поэтому весь товар необходимо пересчитать или взвесить, проверить все коробки с нарушенной или небрежной упаковкой.

г)  Не разрешайте работникам, осуществлявшим доставку, забирать пустые коробки, даже если они уже сложены, — вместе с коробками грузчик может вынести ваш товар. Следите и за тем, чтобы разгрузка шла только «в одну сторону». Иногда одна и та же машина привозит какой-то товар в магазин, а другой забирает. В этом случае вначале нужно разгрузить машину, а только потом загружать, причем и та и другая операции должны проводиться под присмотром ответственных работников магазина. Если позволить одному человеку одновременно разгружать и отгружать товар, проследить за правильностью этих операций вам будет очень сложно.

д)  Ведите журнал приема товара, чтобы предотвратить оплату одного и того же счета дважды.

е)  Никогда не позволяйте людям, доставившим товар в  магазин, заниматься его размещением в торговом зале.

Любая излишняя услужливость или суета со стороны этих работников должна вызывать настороженность.

ж) Четко разделяйте обязанности по закупке и приемке товаров, чтобы избежать разногласий между вашими работниками и поставщиками.

з)  Никогда не обменивайте товар. Следите за возвратом поврежденных товаров и покупкой новых взамен. Последние две функции должны быть четко разделены и по времени, и по документам.

Сценарий первый: Неполная поставка

Водитель, доставивший груз, приходит к менеджеру магазина и говорит, что у него есть несколько дополнительных единиц товара. При этом водитель уверяет, что, когда у него остается лишний товар, компания разрешает продавать его постоянным клиентам. По его словам, фирме выгоднее сразу продать товар, чем возвращать его обратно на свой склад.

Если при загрузке машины на оптовом складе не было допущено никаких ошибок, этот товар украден из заказанной кем-то партии.

Контролируйте слабые стороны

•    Магазин, в который была произведена неполная поставка, не проверил выполнение заказа.

•    Менеджер магазина, которому водитель хотел продать товар, не сообщал о подобных случаях в компанию, осуществлявшую доставку.

Фальсификация квитанций об отгрузке или счетов

1. Общие сведения

Иногда нечистые на руку работники, доставляющие груз в магазин, привозят столько товара, сколько указано в квитанции об отгрузке, а после приемки изменяют цифры в этой квитанции или счете. Вы можете расписаться за десять коробок товара, а водитель потом изменит это число на двенадцать и продаст две лишние коробки или же обменяет их у другого шофера. Если не вести все записи о заказах и доставках, то может случиться так, что за те две коробки (которые вы не заказывали и не получали) платить все же придется. Когда деньги за доставку принимает сам водитель, он легко может изменить счет так, что в нем будет указано меньшее количество товара, чем вы на самом деле получили. Разницу в наличности мошенник присваивает.

2. Меры предосторожности

а)  Используйте отпечатанные бланки заказов. Предупредите поставщиков о том, что наряды водителей всегда будут заверяться подписями уполномоченных работников магазина на специальных бланках доставки либо на бланках заказа, где отдельной строкой должна следовать отметка о доставке.

б)  Установите процедуру приемки товара и ведите соответствующий журнал, в котором водитель должен расписаться за весь привезенный груз. От незаказанного или ошибочно доставленного товара следует отказываться.

в)  Определите время, когда должна производиться доставка товаров. По возможности, попросите всех поставщиков заранее сообщать вам о времени прибытия машины в магазин, чтобы в этот момент на месте обязательно находился уполномоченный сотрудник. Если заблаговременно определить время доставки невозможно, сообщите поставщикам, что вы в состоянии принимать в день только одну машину.

г)  Указывайте, что вы не несете ответственность за товар, оставленный в магазине без надлежащего оформления. Те, кто доставляет груз, должны знать, что в магазине им не подпишут документов о доставке до тех пор, пока весь товар не будет проверен. Предупредите об этом поставщика заранее и лучше всего — в письменной форме.

д)  Не разрешайте людям, доставившим товар, оформлять документы от вашего имени.

е)  Ведите журнал приема товара, чтобы предотвратить оплату одного и того же счета дважды.

ж) В каждом случае возврата товара поставщику заполняйте соответствующий бланк. На бланке должен расписаться водитель, доставивший товар в магазин, а стоимость возвращенного товара следует вычитать из оплаты за последующую поставку.

з) Четко разделяйте обязанности по закупке и приемке товаров, чтобы избежать разногласий между работниками вашего магазина и поставщиками.

Воровство при разгрузке

1. Общие сведения

Нечестные водители могут не только недопоставить товар, но и украсть уже находящийся на складе магазина. Если водитель остается один в зоне разгрузки, будь то торговый зал магазина или склад, у него появляется прекрасная возможность взять какой-либо предмет, лежащий неподалеку. Именно так часто и происходит — закончив прием товара, работник магазина уходит, оставляя водителя одного. Вот тут-то и выясняется, какой товар на полке плохо лежит.

2. Меры предосторожности

а) Определите часы, когда должен доставляться товар. По возможности попросите всех поставщиков заранее сообщать о времени прибытия машины в магазин. Если это сделать невозможно, то сообщите поставщикам, что вы можете принимать груз только один раз в день. Укажите поставщикам, что вы не несете ответственность за товар, оставленный в магазине без надлежащего оформления.

а)  Никогда не разрешайте водителям вносить товар в магазин через главный вход. Разгрузка должна происходить в специально отведенном для этого месте, где вы сможете проверить весь товар.

б)  Не разрешайте работникам, доставившим товар, забирать пустые коробки, бумагу, мешки или мусор.

в)  Никогда не позволяйте работникам, доставившим товар в магазин, заниматься его размещением. Следите за тем, чтобы люди не находились в помещении магазина или склада дольше, чем это требуется.

Возвраты товара

1. Общие сведения

Работник, занимающийся доставкой, может воспользоваться для мошенничества процессом возврата или обмена поврежденных и некачественных товаров.

В некоторых фирмах лица, осуществляющие доставку, имеют право самостоятельно заменять товар в случае его повреждения. Такой человек может забрать этот товар из магазина и привезти новый, готовый к продаже. Если персонал магазина плохо контролирует поставки, — заказанный товар подменят каким-нибудь более дешевым.

Например, в продовольственном магазине вместо поврежденного ящика с литровыми пакетами молока подсунут ящик полулитровых. А так как документально эта замена не оформлялась, то водитель может продать второй ящик в другом магазине.

Чтобы такого не произошло, не допускайте замены товаров. В вашем магазине возврат поврежденного или просроченного товара и закупка нового должны быть строго разделены.

2. Меры предосторожности

а)  Используйте отпечатанные бланки заказов, которые должны подписываться уполномоченными работниками только после полной приемки товара.

б)  Установите процедуру приемки товара и ведите соответствующий журнал. От незаказанного или ошибочно доставленного товара следует отказываться.

в)  Определите время, когда должна производиться доставка товаров. По возможности попросите всех поставщиков заранее сообщать о времени прибытия машины в магазин. Если это сделать невозможно, сообщите поставщикам, что вы в состоянии принимать в день только одну машину. Укажите, что вы не несете ответственность за товар, оставленный в магазине без надлежащего оформления.

г)  Ведите журнал приема товара, чтобы предотвратить оплату одного и того же счета дважды.

д)  Никогда не позволяйте работникам, доставившим товар в магазин, заниматься его размещением.

е)  Никогда не обменивайте товар. Введите в своем магазине две отдельные функции: возврат поврежденного товара и закупка нового. Оформляйте каждую операцию отдельными документами.

Выводы

К какому бы способу воровства ни прибегали нечестные работники, доставляющие товар в магазин, они всегда будут пытаться запутать того, кто осуществляет приемку. Водитель может нарочно приехать в то время, когда происходит разгрузка других машин, он может сдавать товар так быстро, что за ним невозможно будет уследить, его почерк на документах может оказаться совершенно неразборчивым, он может сказать, что очень торопится, и не захочет ждать, пока вы все проверите... Помните, что вы — покупатель и водитель обязан подождать, пока вы не убедитесь, что товар доставлен правильно и вы получили именно то, за что расписываетесь. Если некоторые коробки оказались распечатанными или поврежденными, настаивайте на их проверке в присутствии водителя.

Основная задача жулика, который пытается нажиться за ваш счет, — заставить вас поверить в правильность его действий. Иногда он пытается завоевать доверие принимающего товар дружеским подходом, мелкими подарками, вплоть до предоставления «бесплатных» образцов товаров. Тем не менее не забывайте, что большинство водителей — люди честные. Не стоит пугаться и обвинять человека в воровстве только потому, что он угостил вас сигаретой. Он может оказаться просто хорошим парнем.