Анализ потребности в кадрах

Категория: Менеджмент

     Прежде чем приступить к процессу отбора и найма кадров, Вам необходимо рассмотреть свои потребности и особо обратить внимание на каждое вакантное место, которое вы хотите заполнить. Желательно также провести общий анализ политики найма.
Единственный способ получения информации о потребности в кадрах - это включить в обязанности руководителей подразделений регулярное представление сведений о потребности в людях: в каком количестве, какие люди им нужны и когда они им нужны. Нужно, чтобы их запросы были обоснованы необходимостью развития их деятельности, организационными изменениями, потребностью в дополнительном опыте или навыках или заменой увольняющихся или уходящих на пенсию. Это дает отделу кадров возможность проанализировать требования в целом, обобщить проблемы найма, подготовить программы действий и, по необходимости, оспорить прогнозы, если имеется подозрение, что данные завышены или, что менее вероятно, занижены. Кроме того, необходимо знать размер текучести кадров с тем, чтобы учесть будущие потери.
Полезно было бы иметь стандартный бланк заявки потребности в кадрах, заполняемый обычно руководителями подразделений один раз в квартал/полугодие, а для  должностей с высокой текучестью ежемесячно.

Если после проведения этой работы решено, что потребность в кадрах все таки имеется, следует рассмотреть возможность перевода или выдвижения из работников внутри самой организации. Это производится путем прямого анализа личных дел или состава резерва (если, конечно, он существует в организации не для галочки). Если ничего не приходит на ум, следует подумать о рекламе внутри организации. Здесь есть подводные камни. Внутреннее рекламирование дает всем равные возможности, но может вызвать разочарование, если в конце концов будет выбран кандидат со стороны. Работники могут подумать, что вся процедура была обманом, как это иногда бывает. В любом случае в рекламном объявлении внутри организации нет необходимости так характеризовать должность или организацию, как это делается во внешней рекламе.
Необходимо только указать:
-  название должности, ее место в организационной структуре и краткое описание обязанностей;
-  требуемые квалификация, опыт и личные качества;
-  условия труда заработная плата (где возможно), прочие выплаты и льготы, особые условия;
-  процедура подачи анкет.
Некоторые организации даже стимулируют своих работников, выплачивая им премии, если рекомендуемый ими работник принимается в организацию.
Внутренние кандидаты рассматриваются по той же схеме, что и внешние кандидаты, за исключением того, что в этом случае можно получить более подробную информацию об их способностях. Иногда полезно дать внутренним кандидатам заполнить бланк анкеты, в котором они своими словами охарактеризуют свою квалификацию и опыт, объяснят, почему они заинтересованы в этой должности и почему они считают себя пригодными для нее. Это дает им возможность представить себя и помогает получить информацию о кандидате в типовой форме личное дело не всегда подходит для этой цели. Этот бланк помогает также понять мотивацию кандидата и выяснить, если это необходимо, его способности излагать свои мысли на бумаге.
Анализ потребности в кадрах может выявить высокая текучесть кадров и трудности в получении нужных работников

.
Если текучесть кадров велика, следует установить причины. Это может быть один или несколько  факторов:
-  неконкурентоспособные ставки оплаты;
-  несправедливая структура оплаты;
-  неустойчивые заработки;
-   плохие условия труда;
-  продолжительные или неудобные часы работы;
-  деспотичное или неприятное руководство;
-  проблемы с проездом до места работы;
- отсутствие возможности для продвижения, обучения или повышения квалификации, развития опыта;
-  работа, в которой нет особой нужды;
-  неправильная адаптация.


Если есть сложность с набором кадров, причиной может являться один или  несколько факторов:
- неконкурентоспособные ставки оплаты и других выплат;
- имидж организации в качестве работодателя;
- нехватка людей с требуемой квалификацией;
-  монотонный, не подлежащий спросу или ограниченный характер работы;
-  отсутствие возможности для обучения, продвижения по службе или повышения квалификации;
-  плохие условия работы;
-  неправильный выбор источников поступления кандидатов;
-  ошибки в организации рекламы;
-  плохо проинструктированные или некомпетентные интервьюеры;
-  неудовлетворительные процедуры отбора персонала.
Определение причин проблем, должно вести к их разрешению. Некоторые проблемы, такие как плохие условия труда, являются более сложными по сравнению с другими проблемами. Существует также предел, до которого организация может увеличить заработную плату и другие льготы. Однако другие улучшения возможны без каких либо особых затрат.


Проблемы высокой текучести кадров и трудностей найма соответствующего персонала тесно связаны между собой. Следовательно, их можно решить при помощи одних и тех же средств, которые можно объединить под следующими заголовками:


  Заработная плата и другие льготы
Проведите исследования ставок на рынке труда и пересмотрите ставки там, где они ниже рыночных, и там, где это возможно без чрезмерных затрат или без нарушения внутренних соотношений.
 Проведите аналогичные исследования других выплат, включая оплату отпусков, больничных листов и питание в столовой компании, посчитайте затраты на повышение таких выплат там, где они ниже рыночных, и примите соответствующие меры по увеличению этих выплат там, где расходы смогут себя окупить.
 Пересмотрите структуру заработной платы, предпочтительно посредством оценки сложности работы, для выявления неадекватных ставок.


Условия труда
    Сравните часы работы в вашей организации с часами работы в других организациях. Рассмотрите возможность введения гибкого графика; пересмотрите необходимость работы в ночную смену и попробуйте найти альтернативное решение.
  Проверьте системы отопления, освещения и кондиционирования и посмотрите, можно ли их усовершенствовать.


Кадровая политика
     Пересмотрите программы обучения, планирования карьеры и повышения квалификации  кадров.


Характер работы
Попробуйте сделать работу более привлекательной путем повышения ответственности, расширения сферы деятельности или сокращения неинтересной, монотонной работы для определенной категории работников.


Качество управления
   Менеджмент компании также должен проходить постоянное обучение.


 Сложности с проездом до места работы

Рассмотрите возможность организации специального транспорта для персонала или  оплаты проезда.


Процедура набора кадров
Обратите  особое внимание на качество личностных спецификаций, рекламу, системы обработки анкет, проведение собеседования и получение рекомендательных писем.
 Обучите руководителей проводить собеседования.
 Усовершенствуйте процедуру адаптации.


Имидж организации
     Просмотрите все перечисленные выше пункты и обратите особое внимание на те из них, которые отрицательно влияют на репутацию организации как работодателя.


Анализ сильных сторон
  Следует также рассмотреть сильные стороны компании таких как: возможности обучения и повышения квалификации, перспективы продвижения по службе, страхование, льготы и пособия для работников. Эти факты необходимо сравнить с теми, которые предлагают конкуренты, и составить список наиболее выгодных пунктов. В какой-то степени кандидаты предлагают себя сами, но они также и покупают то, что организация может им предложить. Если рынок труда является рынком покупателей, организация, которая предлагает себя кандидатам, должна изучить их требования в соотношении с тем, что она может предложить.


Требования работника можно выразить так:
-  заработная плата;
-  перспективы;
- обучение;
- заинтересованность;
- условия труда;
-  надежность организации.


Итак,  действия при анализе потребности в кадрах:
 Рассмотреть потребности в наборе кадров для выявления нехватки персонала и создания программы планирования набора кадров.
Просмотреть штатные расписания, планы по труду и убедиться, что запросы реалистичны.
 Рассмотреть  запросы о замещении или наборе дополнительных кадров и убедиться,  что эти запросы обоснованны.
 Прежде чем приступить к набору кадров со стороны, убедиться, что в организации нет ни одной подходящей кандидатуры.
Рассмотреть возможных кандидатов и/или дать объявление внутри организации.
 Проанализировать  причины текучести кадров или трудности с набором персонала и принять соответствующие меры.
 Проанализировать сильные стороны компании и  использовать их в программе набора кадров.