Оформление личного дела сотрудника

Категория: Менеджмент

     Законодательство не содержит перечня конкретных документов, включаемых в личное дело работника. Такой перечень существует только для отдельных категорий работников государственной службы. В соответствии со ст. 85 Трудового кодекса РФ у работодателя находятся личные данные работника, к которым относится информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. К таковым, в частности, относятся документы, предъявляемые при заключении трудового договора (ст. 65 Трудового кодекса РФ), приказ о приеме на работу, трудовой договор, приказы о поощрениях и взысканиях.    Личное дело - совокупность документов, содержащих максимально полные сведения о сотруднике и его трудовой деятельности.    Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.    Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:
- кадровая справка;
- заявление о приеме на работу;

- анкета;
- автобиография;
- характеристика-рекомендация (при наличии);
- копии документов об образовании;
- копия (ксерокопия) приказа о приеме на работу;
- экземпляр трудового договора;
- внутренняя опись;
- личная карточка формы Т-2.    Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкета заполняется от руки самим работником при оформлении на работу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы, не допускать сокращений, прочерков, исправлений, помарок, в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в его личных документах.
При заполнении анкеты используются следующие документы:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работника:
-приказы о переводе на другую должность;
- аттестационные листы по итогам аттестации;
- копии приказов о поощрении / наложении дисциплинарного взыскания;
- другие характеризующие и дополнительные материалы.
Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника в организации.
Изменения, вносимые в личное дело сотрудника в период трудовой деятельности, должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГС, паспортных столов и др. (например, копия свидетельства о браке, диплом об окончании учебного заведения и т.д.).
Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.
В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.