Оформление поступления товара

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (товарной накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д.     

Правила документального оформления поступления товаров регламентируется п.2.1. "Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли" утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5.
Если товар поступил на предприятие розничной торговли без сопроводительных документов или с их частичным отсутствием, то он принимается комиссией и оформляется "Приемным актом".
В случаях, когда при приемке товарно-материальных ценностей установлены расхождения по количеству и качеству с данными сопроводительных документов поставщика, оформляется "Акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей". Акт составляется приемной комиссией в двух экземплярах (один - для учета движения материальных ценностей, другой - для направления претензионного письма поставщику) с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика), а при неявке последнего, а также в случае, когда вызов иногороднего отправителя (поставщика) не является обязательным представителя общественности предприятия. При наличии излишков товаров вызов представителя отправителя (поставщика) не обязателен. Материальные ценности, по которым не установлены расхождения в акте, не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений не установлено". О составлении акта производится запись в товарно-транспортной накладной.
Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.
Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в "Журнале поступления товаров", который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.
Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
Принятые предприятием в установленном порядке товары оприходуются в день поступления по их фактическому количеству и сумме. В случае невозможности оприходования товара датой его фактического поступления (вызов эксперта, проверка цены, качества, количества) в текстовой части товарного отчета за итогом прихода делается запись о поступлении товара с указанием поставщика (продавца), общей стоимости товара в розничных ценах, а также причин невозможности оприходования.