Организация системы товароснабжения
Товароснабжение, формы товароснабжения, принципы товароснабжения, закупка товаров, факторы, влияющие на организацию товароснабжения, уровень обслуживания, рациональная организация закупки, объем закупки, методы закупки, торгово-посреднические операции, посреднические услуги, виды посредников, закупки в порядке прямых связей, оферта, договор, товарные аукционы, торги, ярмарки, биржи, торгово-промышленные выставки, виды торговых оптовых услуг.
Товароснабжение - это система мероприятий, представляющая собой комплекс коммерческих и технологических операций по доведению товаров до предприятий розничной торговли. Оно включает следующие процессы: закупку, доставку, приемку и хранение, подготовку и продажу.
Формы товароснабжения: транзитная — поступление закупленных товаров в магазины непосредственно от поставщиков; складская — поступление закупленных товаров через склады оптовых посредников.
Так, например, в магазины США поставку продуктов для универсальных магазинов осуществляют следующим образом:
овощи и фрукты - 87% со своих складов, 13% — непосредственно от изготовителей;
молочные продукты 34 и 66 соответственно; мясо и колбасные изделия 77 и 23%;
бакалейные товары 74 и 26%; хлебобулочные изделия 24 и 76%;
непродовольственные товары 35 и 65%.
Товары, имеющие высокую скорость оборачиваемости и короткий срок хранения доставляются в магазин в контейнерах на роликах (таро-оборудование). Доля товаров в контейнерах в общем объеме поставок составляет: фрукты и овощи — 69%, мясо и колбасные изделия — 66%, хлеб и хлебобулочные изделия — 47%, молочные продукты — 66%, бакалейные товары — 40%, непродовольственные товары — 34%.
Кроме контейнеров на роликах используют в процессе доставки поддоны.
Принципы товароснабжения: планомерность, ритмичность, оперативность, экономичность, централизация, технологичность.
Планомерность — завоз товаров должен осуществляться на основе плановых графиков завоза.
Ритмичность — завоз товара через относительно одинаковые промежутки времени, что создает оптимальные условия работы магазинов, складов, транспорта.
Оперативность — предполагает процесс товароснабжения осуществлять в зависимости от изменения спроса.
Экономичность — минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных средств на доставку товаров. Достигается эффективным использованием транспортных средств, механизацией погрузочно-разгрузочных работ, установлением рациональной звенности товародвижения.
Централизация — товароснабжение розничной сети силами и средствами предприятий-поставщиков.
Технологичность — использование индустриальной системы товароснабжения с использованием контейнеров.
Транзитная форма товароснабжения будет рентабельна для поставщика-производителя и потребителя (розничного предприятия) при следующих обстоятельствах
количество продаваемого товара достаточно велико, чтобы оправдать расходы на прямой сбыт;
потребителей немного и они расположены на относительно небольшой территории (имеет место концентрация рынка потребителей);
товар требует высокоспециализированного сервиса; объем каждой поставляемой партии достаточен для заполнения одного отгрузочного места (вагон, контейнер);
имеется достаточная сеть складов, подсобных помещений у покупателя;
происходит быстрое колебание цены, что требует немедленного согласования с покупателем.
Факторы, влияющие на организацию товароснабжения: производственные (размещение производства, специализация производственных предприятий, сезонность производства); транспортные (состояние транспортных путей сообщения, виды транспорта); социальные (расселение населения, уровень денежных доходов); торговые (размеры, специализация и размещение предприятий торговли, степень сложности ассортимента товаров, их свойства).
Закупка товаров — составная часть коммерческой деятельности торгового предприятия, которая включает:
изучение и прогнозирование покупательского спроса; выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров;
организация хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки;
организация учета и контроля за ходом выполнения договорных обязательств.
Уровень обслуживания в системе товароснабжения зависит от следующих факторов:
скорости выполнения заказа (времени от отправки заказа до получения товара);
возможности срочной доставки товара по специальному заказу;
готовности принять обратно поставленный товар, если в нем обнаружен дефект, и заменить в кратчайший срок доброкачественным (а в известных случаях — принять обратно товар без выяснения причин отказа от него);
обеспечения различной партионности отгрузки по желанию покупателя; умения воспользоваться наиболее подходящим видом транспорта;
высокоэффективной службой сервиса;
хорошо поставленной складской сети;
достаточного уровня товарных запасов;
уровня цен, по которым оказываются услуги.
Планировка закупок — состоит из следующих этапов:
1 — сбор информации;
2 — анализ потребности и возможностей (поставщика и покупателя);
3 — выбор стратегии закупки (форм товароснабжения);
4 — определение метода закупок;
5 — оперативные решения, связанные с процессом товаропродвижения;
6 — контроль; 7 — анализ хода выполнения плана;
8 - корректировка плана.
Принципы закупки товаров в магазине:
1. На ранних этапах формирования ассортимента закупать и продавать лишь ограниченное количество наименований товаров, чтобы коммерческие службы могли, сосредоточить свои усилия на повышении качества и установлении стандартов на качество основных товаров. Только после этого можно дальше расширять ассортимент.
2. Установить тесное сотрудничество на всех уровнях между товароведами коммерческих служб и технологами производства, между поставщиками и оптовыми покупателями. Приветствовать совместную работу по формированию ассортимента, формированию качества, разработки новых товаров.
Рациональная организация закупки означает — приобрести товары:
1. нужного качества;
2. в нужном количестве;
3. в нужное время;
4. у надежного поставщика;
5. по приемлемой цене.
Объем закупки (оптимальный размер заказа (ОРЗ) — тот его уровень, при котором достигается максимальное использование складских помещений, минимизируются издержки хранения запасов.
Определение ОРЗ не имеет смысла, если время выполнения заказа весьма продолжительно при значительном колебании спроса и нестабильных ценах. Во всех других случаях определение ОРЗ приведет к уменьшению издержек хранения запасов без потери качества обслуживания.
где: V - годовой объем продажи; Р — стоимость подачи одного заказа; С — стоимость единицы продукции; S — издержки хранения единицы продукции на складе.
Рассчитаем ОРЗ для торговой фирмы. Из книг (журналов) учета заказов определяем, что ежегодно фирма закупает 1000 ед. продукции (V) по 5 ус. ед. каждая (С). На делопроизводство, телефонные переговоры, содержание персонала в пересчете на один заказ (Р) потребуется 20 ус. ед. Хранение одной единицы продукции (S) обойдутся 0,5 ус. ед.
Таким образом ОРЗ= 126
Оптимальным, следовательно, будет заказ составляющий 126 изделий. А поскольку в год требуется 1000 таких изделий, то в течение года потребуется сделать
1000 : 126 = 8 таких заказов.
Метод осуществления операций по закупке товаров:
- прямой, предполагающий установление прямых связей с розничными предприятиями;
- косвенный — предполагает покупку и продажу товаров через торгово-посредническое звено, на основе специального договора с торговым посредником.
Основные правила составления контракта (договора — поставки) при осуществлении закупочной работы:
1. перед подписанием контракта согласуйте все условия с вашим контрагентом, чтобы быть в курсе его намерений и целей;
2. заключите контракт в письменной форме;
3. предусматривайте гарантию отличного качества поставляемых товаров;
4. оговорите процедуру проверки соответствия поставляемых изделий техническим условиям (спецификациям);
5. сроки являются важнейшим условием контракта. Поставка должна осуществляться вовремя и в оговоренных количествах;
6. включите в контракт пункт, снимающий всю ответственность за срыв поставок из-за аварий, забастовок и т.д.
7. оговорите условия оплаты.
Торгово-посреднические операции — это операции, связанные с куплей-продажей товаров и выполняемые по поручению производителя независимым от него торговым посредником на основе заключенного между ними соглашения или отдельного поручения.
Посреднические услуги - поиск контрагента, подготовка к совершению сделки, кредитование, предоставление гарантий оплаты товара покупателем, организация транспортно-экспедиторских операций и страхование товаров, выполнение таможенных формальностей, проведение рекламных мероприятий, финансирование торговых операций, сбор и предоставление информации о рынке.
Закупка в порядке прямых связей — разбивается на следующие этапы — подготовка к заключению контрактов, заключение контрактов, исполнение контрактов.
Оферта — письменное предложение продавца, направленное возможному покупателю, о продаже партии товара на определенных продавцом условиях. Содержит все основные условия предстоящей сделки: наименование товара, количество, качество, цена, условия поставки, срок поставки, условия платежа, характер тары и упаковки, порядок приемки-сдачи, общие условия поставки.
Виды оферты — твердая и свободная.
- твердая оферта — это письменное предложение на продажу определенной партии товара с указанием срока, в течение которого продавец является связанным своим предложением.
- свободная оферта - это письменное предложение на продажу определенной партии товара нескольким возможным покупателям.
Типовой контракт — это примерный договор или ряд унифицированных условий, изложенных в письменной форме, сформированных заранее с учетом торговой практики. Используется при заключении сделок на стандартное оборудование, машины, потребительские товары, промышленное сырье, при заключении сделок на биржах на массовые сырьевые и продовольственные товары. Они периодически пересматриваются и частично изменяются.
Договор купли-продажи — это коммерческий документ, представляющий собой договор поставки товаров, сопутствующих услуг, согласованный и подписанный поставщиком и покупателем. Непременное его условие — переход права собственности на товар от продавца к покупателю.
Содержание договора купли-продажи — предмет и объем поставки (наименование и количество товара), способы определения качества товара, срок и место поставки, базисные условия поставки, цена и общая стоимость поставки, условия платежа, порядок сдачи-приемки товара, условия о гарантиях и санкциях, об арбитраже, об обстоятельствах непреодолимой силы, транспортные условия, юридические адреса сторон, подписи продавца и покупателя.
Базисные условия — специальные условия, которые определяют обязанности продавца и покупателя по доставке товара и устанавливают момент перехода риска случайной гибели или повреждения товара с продавца на покупателя, определяют, кто несет расходы, связанные с транспортировкой товара от продавца до покупателя.
Виды цен в зависимости от способа фиксации:
твердая, подвижная, скользящая, с последующей фиксацией;
твердая — устанавливается в момент подписания договора;
подвижная — зафиксированная при заключении договора цена, которая может быть пересмотрена в дальнейшем (вносится в договор оговорка о повышении и понижении цены);
скользящая — цена, исчисленная в момент исполнения договора, путем пересмотра договорной цены с учетом изменений в издержках производства. Рассчитывается на каждую поставку; фиксируемая — в процессе исполнения договора.
Документация, оформляемая исполнение коммерческой сделки:
1. По подготовке товара к отгрузке.
2. Коммерческие документы.
3. Документы по платежно-банковским операциям.
4. Страховые документы.
5. Транспортные документы.
6. Транспортно-экспедиторские документы.
7. Таможенные документы.
Документы по подготовке товара к отгрузке:
заявка на фрахтование (поставщик резервирует место для отправки, указывает транспортное средство, время отправки);
инструкция по отправке — сведения о грузе и требования поставщика;
поручение на отгрузку — при воздушных перевозках, где указываются подробные данные о партии товара;
ордер на перевозку — (при местной перевозке, содержащий инструкции в отношении перевозки);
извещение о готовности к отправке — (уведомляющий покупателя о том, что заказанные товары готовы к отправке);
извещение об отправке (продавец информирует грузополучателя об отправке товара).
Коммерческие документы — дают стоимостную, качественную и количественную характеристику товара:
коммерческий счет (требование продавца к покупателю об уплате суммы за поставленный товар. Указывается - цена за единицу товара, общая сумма счета, базисные условия поставки, способ платежа и форма расчета, наименование банка, сведения об оплате стоимости перевозки, сведения о страховании);
счет-фактура (выписывается после окончательной приемки товара покупателем. Может быть использован в качестве накладной, направляемой вместе с товаром);
счет-спецификация (указывается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается, когда партия содержит разные по ассортименту товары);
проформа-счет (содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не содержит требования об уплате. Может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар. Выписывается при поставках товара на консигнацию, выставки, ярмарки и аукционы;
спецификация — содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию;
техническая документация — при поставках технически сложных товаров длительного пользования. Содержит инструкции по монтажу и эксплуатации;
упаковочный лист — содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте;
сертификат о качестве — свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта.
Документы по платежно-банковским операциям:
Инструкция по банковскому переводу;
Заявка на банковскую тратту;
Извещение об инкассовом платеже;
Извещение о платеже по товарному аккредитиву;
Извещение о принятии товарного аккредитива;
Извещение о принятии документов к оплате по товарному аккредитиву;
Заявка на банковскую гарантию;
Банковская гарантия;
Гарантийное письмо по Товарному аккредитиву;
Инкассовое поручение;
Заявка на товарный аккредитив;
Товарный аккредитив;
Переводной вексель;
Простой вексель;
Долговое обязательство.
Страховые документы — отражает взаимоотношения между страховщиком и страхователем. Страховой полис, страховой сертификат, страховое объявление, счет страховщика, ковернот.
Транспортные документы — выписывается грузоперевозчиком.
При морских перевозках — коносамент, морская накладная, штурманская расписка, доковая расписка.
При железнодорожных перевозках — железнодорожная накладная, дорожная ведомость.
При авиаперевозках — авиагрузовая накладная.
При автодорожных перевозках — товарно-транспортная накладная.
Транспортно-экспедиторские документы:
отгрузочное поручение (содержит перечень операций, поручаемых экспедитору);
экспедиторские инструкции, счет экспедитора, экспедиторское свидетельство о получении груза; складская расписка экспедитора, складская квитанция, ордер на выдачу товара, ордер на обработку грузов.
Таможенные документы — таможенная декларация, экспортные и импортные лицензии, декларация валютного контроля, заявка на выдачу валютной лицензии, валютная лицензия, налоговая декларация, грузовая декларация, ветеринарные, санитарные, фито-санитарные и карантинные свидетельства.
Устав железных дорог — основной документ, регламентирующий порядок перевозки грузов на железнодорожном транспорте.
Накладная — основной перевозочный документ, в котором содержатся сведения об отправителе, получателе, скорости перевозки, наименование, количество мест и масса груза, объявленная отправителем ценность груза,, время приемки груза к перевозке.
Тарифы на железнодорожные перевозки - плата, взимаемая за железнодорожные перевозки, а также сборы за дополнительные операции, связанные с перевозкой груза.
Коммерческий акт — основной документ, по которому получатель может взыскать убытки за ненадлежащее выполнение условий договора. В нем указывают номер и дату составления акта, точное описание состояния груза, тары и тех обстоятельств, при которых обнаружена неисправность средств перевозки, причины порчи или повреждения груза.
Кодекс торгового мореплавания — документ, регламентирующий перевозки грузов водным морским транспортом.
Коносамент — перевозочный документ, используемый в морских перевозках.
Воздушный кодекс — документ, регламентирующий перевозки воздушным транспортом.
Товародвижение — это процесс реального доведения товаров до потребителя. Основу процесса товародвижения составляют следующие операции: транспортирование товаров, погрузочно-разгрузочные операции, хранение товаров, комплектование торгового ассортимента, сортировка, фасовка, подготовка к продаже.
Принципы рационализации товародвижения:
- использование кратчайших путей движения товаров;
- установление оптимальной звенности товародвижения;
- правильный выбор транспортных средств и эффективное их использование;
- применение прогрессивной системы товароснабжения с использованием тары-оборудования и средств механизации погрузочно-разгрузочных и складских работ.
Методы доставки товаров — централизованный, децентрализованный.
Централизованный завоз — доставка товаров осуществляется силами и средствами поставщика на основе заявок розничных предприятий.
Децентрализованный завоз — доставка товаров розничными предприятиями собственным или привлеченным транспортом.
Маршруты доставки — линейные (маятниковые), кольцевые..
Линейные — маршруты доставки товаров за один рейс в один магазин.
Кольцевой маршрут доставки товаров одним рейсом нескольким розничным предприятиям.
Величина стоимости доставки товаров зависит от следующих факторов: методы доставки, их формы; маршруты доставки, технология доставки; виды транспортных средств; организация доставки.
Частота завоза товара зависит от физико-химических свойств товаров, предельных сроков и реализации, среднедневного объема продажи, размера установленных неснижаемых товарных запасов, емкости подсобных помещений, оборудования в торговом зале, минимальной нормы доставки, грузоподъемности машины, уровня расходов по доставке.
Частота завоза товаров в универсальные магазины США по отдельным товарным группам составляет следующие величины:
- овощи и фрукты — 48% объема поставки завозится 5 раз в неделю;
- молочные продукты — соответственно 34% - 6 раз в неделю;
- мясо и колбасные изделия 40% — 3 раза;
- бакалейные товары - 41% - 2 раза;
- хлеб — 67% - 6 раз;
- непродовольственные товары — 40% — 1 раз.
Количество заказываемых товаров — зависит от частоты завоза, среднедневной реализации, неснижаемых запасов и остатков товаров на день завоза.
График завоза — расписание времени отборки и доставки товаров в магазины, в котором указывают номер маршрута, дни завоза, наименование торгового предприятия, его адрес, вид транспорта, часы доставки.
Товарные аукционы — специально организованные, периодически действующие в определенных системах рынки, на которых путем публичных торгов в заранее обусловленное время и в специально назначенном месте производится продажа предварительно осмотренных покупателем товаров, переходящих в собственность покупателя, предложившего наиболее высокую цену (товары должны обладать индивидуальными свойствами).
Стадии проведения аукциона, подготовка, осмотр товара, торг, оформление и исполнение аукционной сделки.
Лот — партии товара, рассортированные по признаку однородности качества, предназначенные для аукционной продажи.
Торги — способ закупки товаров, размещения заказов и выдачи подрядов, который предполагает привлечение к определенному, заранее установленному сроку предложений от нескольких поставщиков; заключение контракта с тем из них, предложение которого наиболее выгодно организаторам торгов.
Виды торгов — открытые, когда в торгах участвуют все желающие фирмы;
- закрытые, когда к участию в торгах приглашаются лишь определенные фирмы.
Этапы проведения торгов: подготовка, представление предложений, выбор поставщика, подписание контракта.
Тендер — извещение о предстоящих торгах, или комплект тендерной документации, или предложение принять участие в торгах.
Ярмарка — это периодически действующий рынок, т.е. рынок, собирающийся регулярно в одном и том же месте в определенное время года и на установленный срок.
Цель ярмарки — дать возможность ее участникам выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические усовершенствования с целью заключения торговых сделок.
Дирекция ярмарки — осуществляет обслуживание участников, руководит процессом согласования развернутого ассортимента, регулирует ход заключения договоров, осуществляет их учет и регистрацию, ведет оперативную отчетность, арендует помещение, оборудование, ведет бухгалтерскую и оперативную отчетность.
Ярмарочный комитет осуществляет следующие функции: общее руководство деятельностью участников ярмарки (графики организационных мероприятий, состав участников, режим работы, порядок распределения площади помещений, графики встречи, порядок оформления документации); выносит решения по разногласиям, по изысканию дополнительных источников товаров. Это коллегиальный орган, его состав избирается самими участниками ярмарки.
Биржи — регулярно функционирующий оптовый рынок товаров, сырья, ценных бумаг.
На бирже осуществляются следующие операции: купля-продажа реального товара, хеджирование, котировка цен, установление стандартов на биржевые товары, разработка типовых контрактов, осуществление арбитражных функций, ведение расчетов, информационная деятельность.
Товарные биржи — это особый вид постоянно действующих рынков, на которых при определенных условиях совершаются сделки купли-продажи на массовые сырьевые и продовольственные товары, обладающие родовыми признаками, качественно однородными и взаимозаменяемыми (товар продается и покупается без его предъявления и осмотра).
Варрант — документ, подтверждающий право собственности на товар, который продавец на бирже продает покупателю. Вариант удостоверяет сдачу продавцом товара на биржевой склад.
Виды биржевых сделок — сделки по купле и продаже реального товара; форвардные сделки — по купле и продаже реального товара с отсроченным сроком его поставки; фьючерсные сделки — по купле и продаже стандартных контрактов, т.е. сделки по продаже еще не произведенного товара; опционные сделки — сделки купли-продажи прав на будущую куплю или продажу по установленной цене товаров или контрактов на поставку товаров.
Сделки на реальный товар завершаются действительным переходом товара от продавца к покупателю. В зависимости от срока по
ставки они делятся на сделки с немедленной поставкой и сделки с поставкой в будущем.
Срочно (фьючерсные) сделки предполагают куплю и продажу права на товар. Результат таких сделок — уплата или получение разницы между ценой контракта в день его заключения и ценой в день исполнения. Фьючерсные сделки заключаются на определенное число контрактов, а не на количество товара. Количество товара определяется числом заключенных контрактов. При заключении фьючерсного контракта согласовываются только цена и срок поставки (позиция).
Хеджирование продажей — это продажа на срочной бирже фьючерсных контрактов при закупках равного количества реального товара с целью страхования от риска падения цен к моменту поставки реального товара.
Торгово-промышленные выставки — периодически действующий рынок, имеющий целью показать научно-технические достижения, где разрешается совершение коммерческих сделок по выставленным образцам.
Виды торгово-промышленных выставок — краткосрочные, передвижные, постоянные выставки образцов.