План производства

Анализ конкуренции на рынках сбыта не может не находиться в логической зависимости от плана производства, где должны освещаться вопросы, связанные с процессом изготовления продукции, закупками необходимого оборудования, сырья и материалов, производственных мощностей предприятия, транспортных, коммерческих и энергетических затрат, рентабельного объема производства, здесь же должны быть изложены требования к производству (герметичность помещения, близость к источникам сырья, звукоизоляция, и т.п., т.е. все, что может повысить стоимость проекта). Вот почему основная цель производственного плана — предоставление информации по обеспеченности с производственной стороны выпуска продукции и разработка мер по поддержанию и развитию производства. В этот раздел необходимо включить сведения о местоположении предприятия, видах требуемых производственных мощностей, здесь следует охарактеризовать весь процесс производства продукции, привести сведения о приобретении станков, оборудования и их технических возможностях, о связях с основными поставщиками; при рассмотрении производственного процесса полезно представить схему последовательности производственных операций.

Варианты приобретения производственных площадей для организации работы предприятия

Определение местоположения вновь создаваемого предприятия — один из ключевых вопросов, решение которого в значительной степени обуславливает успех деятельности организации. Требования к месту нахождения предприятия, размерам необходимой площади и ее характеристики обусловливаются рядом факторов — это:

• вид планируемого бизнеса и наиболее пригодный для соответствующей деятельности тип зданий и помещений. Например, для торговых, развлекательных организаций, предприятий общественного питания предпочтительно расположение либо в центре города, либо в местах массового нахождения людей;

• потребность в постоянном доступе потребителей в помещения и организация движения клиентского потока;

• внешний вид помещений, если они будут регулярно посещаться клиентами;

• потребность в хорошем доступе к автомобильным дорогам, железнодорожным сообщениям, аэропорту и т.п.;

• вероятность разрешения на предполагаемое использование зданий и территорий. Следует учитывать необходимость соблюдения требований нормативных документов (например, для предприятий общественного питания существуют нормативные требования по выделению площади на одного посетителя не менее 1,35 м²);

• необходимость в дополнительном обслуживании и удобствах, например таких, как парковка для автомобилей клиентов, обязательные туалеты для предприятий общественного питания или второй выход для магазинов;

• потребность в обеспечении безопасности;

• финансовые возможности фирмы на первых этапах работы;

• удобство доступа для самого директора — владельца бизнеса.

Предприятия, уже имеющие опыт ведения бизнеса, могут испытывать также потребность в расширении занимаемых площадей. Более того, реализация бизнес-проектов зачастую предполагает выделение отдельных площадей для вновь создаваемого направления деятельности либо расширение занимаемой территории предприятия.

В этой связи для разработчиков бизнес-плана актуализируется вопрос об источниках приобретения необходимой площади. Наиболее распространенные методы приобретения площадей — получение безусловного права собственности на недвижимость, ее покупка на правах аренды и разные формы договоров аренды.

Безусловное право собственности на недвижимость имеет две формы. Во-первых, возможна покупка участка земли и разработка технических условий для его застройки. Обычно этот способ используется достаточно успешными компаниями, которые обладают необходимыми финансовыми ресурсами и для которых покупка земли — долгосрочное капитальное вложение.

Во-вторых, участок возможно приобрести вместе с уже существующим бизнесом (например, магазином, кафе) или покупкой складского помещения с целью обосновать там право собственности. Такой подход чаще используется в малом бизнесе, однако при этом требуется, чтобы покупатель внес определенный процент стоимости за счет своих собственных ресурсов, остальная сумма обеспечивается посредством получения банковского кредита. Это также может рассматриваться как стратегическое вложение капитала. Недвижимость — актив на балансе, и, кроме того, в данном случае не нужно платить арендную плату. На выплату процентов можно предъявить требование об освобождении от налогообложения, а на стоимость покупки — о вычетах из налоговых обязательств, связанных с затратами капитальных активов предприятия. Тем не менее проблема наличия свободных денежных средств или ресурсов для вложения части стоимости залога коммерческой недвижимости актуальна для вновь создаваемых предприятий. Необходимо подчеркнуть важность юридически грамотного оформления операций с недвижимостью, для чего целесообразно обратиться за помощью к квалифицированным юристам-профессионалам.

Аренда недвижимости с последующей покупкой — это метод приобретения капитальных активов с занесением их на баланс, что не требует таких высоких расходов, как при безусловной покупке. Иностранные пособия по бизнес-планированию указывают, что предприятие покупает права аренды на помещения на несколько лет (обычно на 25, 50 или 99, если заключается новый договор), а затем выплачивает владельцу с безусловным правом собственности ежегодную земельную ренту. Срок выплаты, как правило, составляет около 15 лет, как и для большинства кредитов под залог коммерческой недвижимости, но может быть дольше при более продолжительном остаточном периоде или короче, если недвижимость остается на правах аренды только несколько лет. Права аренды могут быть также перепроданы, если компания перерастает размеры данной площади.

Очевидно, в российских условиях сроки аренды и периоды выплат существенно короче, что приводит к необходимости затрачивать значительные финансовые ресурсы на приобретение недвижимости описанным способом. К тому же для составления актов об аренде недвижимости требуются услуги нотариуса — для проверки как потенциальных обязательств на случай будущей несостоятельности арендатора по договору об аренде, так и обязательств, связанных с предыдущим арендатором. Это важно также для проверки любых ограничительных соглашений, которые могут встретиться при аренде старых построек, поскольку в них могут ограничиваться способы использования помещений.

Все сказанное приводит к тому, что для средних и малых предприятий наиболее подходящим способом приобретения необходимых производственных площадей является их аренда на основе среднесрочных или долгосрочных договоров. При этом при долгосрочных соглашениях об аренде размер арендной платы через определенный интервал времени пересматривается.

Краткосрочная аренда довольно популярна среди совсем новых компаний, так как в данном случае они не берут на себя таких долгосрочных обязательств, как при других соглашениях. Чаще всего договоры об аренде перезаключаются с ежегодным пересмотром арендной платы. Фактически ежемесячные или ежеквартальные выплаты по таким договорам несколько выше, чем выплаты по среднесрочным, но зато существует возможность прекратить действие договора, предварительно уведомив об этом за один или за три месяца. Еще одно преимущество этого вида приобретения в пользование площадей состоит в том, что для заключения договора не нужно прибегать к помощи нотариуса, а следовательно, нести дополнительные расходы по оплате его услуг. Конечно, здесь перед подписанием договора также желательно воспользоваться рекомендациями юриста или компетентного специалиста (например, агента по недвижимости или оценщика страхового общества) на случай, если в пунктах, написанных «мелким шрифтом», содержатся неблагоприятные для вас условия. Особое внимание следует обратить на каждый пункт в договоре, связанный с обязательствами временных владельцев по оплате ремонта или несения расходов по эксплуатации здания. Если подобное имеет место, то целесообразно ожидать, что арендная плата будет снижена с учетом всех существующих обязательств.

Рассматривая вопросы аренды недвижимости, важно указать на наличие нормативно-правовых актов, требования которых необходимо соблюдать при получении разрешений на планируемые изменения в использовании помещений и необходимости соответствия СНиПам (строительным нормам и правилам) для структурных изменений в постройках, канализационной системе и т.п. Помимо этого, в зависимости от характера применения помещений для определенных видов деятельности может понадобиться получение лицензии органов местной власти, разрешительных документов от органов санитарно-эпидемиологического контроля (СЭС), пожарной инспекции и др.

Информацию об имеющихся видах зданий и помещений можно получить в агентствах недвижимости, телефоны которых обычно можно найти в местных телефонных справочниках («Желтых страницах»). Другой вариант — местный комитет по поддержке предпринимательства и малого бизнеса, где, как правило, могут порекомендовать приемлемые варианты и хорошо знать об особых видах оплаты или поддержки для потенциальных арендаторов.

Определение потребности в материальных ресурсах

В этом подразделе должен быть рассмотрен набор материальных ресурсов, необходимых для выпуска продукции либо оказания услуг (установки, оборудование, мебель, офисная техника и компьютеры, запасы, средства доставки и т.п.), способы покупки ресурсов у поставщиков и варианты финансирования, планирования их по времени.

Установление перечня тех материальных ресурсов, которые понадобятся на первых этапах работы, определение их количества, приблизительной стоимости и потенциальных поставщиков, планирование приобретения ресурсов во времени позволяет получить важную исходную информацию для составления финансового плана и прогноза движения денежной наличности на первый год функционирования нового предприятия.

Наиболее распространенная ошибка при разработке данного раздела — тенденция к недооценке как количества, так и полной стоимости необходимых материальных ресурсов. При этом возникает ряд вопросов относительно того, какие именно ресурсы необходимы в начале деятельности, а что можно будет приобрести из прибыли, когда бизнес будет расширяться. В некоторых случаях значительно дешевле использовать уже имеющиеся ресурсы, например нецелесообразно в начальный период функционирования предприятия приобретать фирменный новый компьютер для того, чтобы печатать тексты, в то время как для первых месяцев работы вполне подойдет и старый, используемый в фирме, разрабатывающей бизнес-план.

Аналогичным образом, оценивая потребность в офисной мебели, следует учитывать, что хотя новая мебель и может производить благоприятное впечатление на потребителей, но при недостатке наличных средств, может быть, лучше остановиться на варианте приобретения подержанной, но находящейся в приличном состоянии и хорошо выглядящей мебели, стоящей зачастую гораздо дешевле. Если она не выставляется на всеобщее обозрение, то не имеет большого значения новизна мебели или оборудования при условии, что они функциональны и удобны для использования. Тот же принцип применяется и для средств передвижения, так как чаще дешевле купить подержанный автомобиль (например, двухлетний фургон типа «Газель»), который еще долго послужит, чем приобретать новый.

Важно отметить, что без необходимого оборотного капитала компания будет испытывать серьезные проблемы, начиная свою деятельность. Если значительная часть средств организации заморожена в ресурсах, не все из которых срочно или в полном объеме требуются для работы, то оборотного капитала может оказаться недостаточно, возникнут проблемы сдвижением денежной наличности и фирма вынуждена будет бороться за выживание, прежде чем у нее появится возможность укрепиться на рынке. Однако не следует также приносить в жертву качество продукции, продавая ее по более низкой цене вследствие того, что в долгосрочных периодах более высокое качество, пусть даже оно дорого обходится, может оказываться дешевле, поскольку при этом снижаются издержки из-за брака и жалоб потребителей.

Таким образом, в первую очередь нужно определить все возможные категории ресурсов, например транспорт, арматуру и оснащение, установки и производственное оборудование, мебель и оргтехнику, запасы для перепродажи, сырье и комплектующие, материалы и предметы потребления. Комбинация разных групп будет зависеть от характера и сложности деятельности. Производственным предприятиям потребуется большая часть перечисленных групп ресурсов, за исключением разве что запасов для перепродажи, в то время как фирмам розничной или оптовой торговли нужно будет только закупать товары.

Далее необходимо определить последовательность приобретения материальных ресурсов: какие из них уже имеются и могут использоваться, какие нужны для начала работы, какие могут быть приобретены позже.

Следующий этап заключается в определении реалистичной цены или затрат по каждой позиции. Предприятия, уже функционирующие на рынке и разрабатывающие бизнес-план для расширения своей деятельности, как правило, достаточно точно знают уровень цен на необходимые ресурсы и тенденции их изменения. Запланированное приобретение ресурсов можно соотнести с определенными датами в течение года согласно тому, насколько срочно они понадобятся или когда будет получено достаточно прибыли для их покупки. Незначительные позиции, вероятно, будут оплачиваться сразу же в день покупки, но более существенные затраты, связанные с капиталовложениями, такие, например, как станки или транспортные средства, требуют принятия решения о том, как обеспечить их финансирование. Потребность в получении и погашении ссуды для покупки оборудования или в выплатах по депозиту, открытому для покупки в рассрочку, и соответствующее определение графика выплат стоимости по приобретенным недвижимым или движимым средствам должны быть также очень точно отражены в бюджетном плане и прогнозе движения денежной наличности.

Рассмотрим более подробно содержание каждой из выделенных категорий материальных ресурсов.

Выбор необходимого транспортного средства зависит не только от вида товаров или услуг, которые компания производит или предоставляет, но также и от каналов товародвижения и относительного месторасположения потребителей. Так, если продукция фирмы поставляется оптовым компаниям, которые торгуют ею в розничных сетях, то наиболее приемлемым видом транспорта будут специальные тяжеловесные грузовики. Оптовым компаниям для доставки товаров в розничную сеть больше подходят грузовики среднего размера, например грузоподъемностью до 7 т, которые к тому же могут использоваться для проезда на узких дорогах. Если потребители сконцентрированы на довольно компактной площади, или до них нелегко добраться, или товара не слишком много, то наилучшим вариантом будут автомобили грузоподъемностью 1500 кг (например, «Газель»). Выбор вида грузоподъемности или размера транспортного средства в основном представляет собой функциональную задачу, но решение арендовать или покупать новое либо подержанное средство определяется имеющимися финансовыми ресурсами.

Тот же подход применим к легковым автосредствам; так, тип автомобиля (кузов «универсал» или «седан») определяется тем, что необходимо перевозить, объем двигателя — расходом топлива и видом необходимых перевозок (местного назначения или на длинные дистанции), а главным образом тем, что может себе позволить сам директор — владелец бизнеса. Важно отметить, что при планировании затрат на транспортные средства нужно думать не только о цене их приобретения, но и учитывать также текущие затраты: налоги на дороги, страховку, техосмотр; расходы на ремонт и обслуживание и т.п., которые соответственно должны включаться в бюджетный план.

Арматура и оснащение — это те аспекты недвижимости, которые касаются конструкции зданий или необходимы для производства товаров или услуг, но не используются непосредственно для их создания или предоставления. К этой категории ресурсов относятся системы освещения и отопления, электро- или водоснабжение, телефонная сеть. При перемещении на новые территории может оказаться, что оснащение неприемлемо или ему необходим ремонт. Возможно, потребуются дополнительные штепсельные розетки в офисах, или нужно будет расширить систему водоснабжения, или добавить туалеты для дополнительного персонала. Здесь помимо затрат на покупку материала нужно учитывать также и затраты на их установку.

Кроме того, под оснащением обычно подразумеваются и такие вещи, как предохранительные ограждения, системы хранения или складирования, спускоподъемное оборудование, антресоли и т.п., которые встраиваются или устанавливаются в здании для нормального функционирования компании. Вопросы о целесообразности полного или поэтапного ремонта или замены решаются исходя из потребностей бизнеса и финансовых возможностей. Что касается систем хранения, то нужно убедиться, что они не только по размеру или вместительности будут удовлетворять текущим или будущим потребностям, но также и в том, что использование этих систем гарантирует поддержание условий, таких, как температура и влажность, которые должны быть приемлемы для хранения товаров.

Определяя состав и необходимые затраты на приобретение оборудования и механизмов, необходимо учитывать следующие факторы, имеющие финансовые последствия для бюджета и движения денежной наличности:

• размер основного капитала, необходимого для производства продукции или рабочих процессов;

• наличие собственного оборудования и возможность приобретения оборудования, бывшего в употреблении;

• время для приобретения специализированного оборудования;

• время на установку и наладку оборудования до использования на полную мощность;

• необходимость реконструкции помещения для установки оборудования;

• необходимость обеспечения поставки инструментов или комплектующих для данного оборудования в будущем или найма специального персонала для его обслуживания;

• способ оплаты заказанного оборудования;

• источники финансирования в период между заказом оборудования и полным введением его в эксплуатацию.

Понятие «оборудование и механизмы» включает не только производственное машинное оборудование, но и средства транспортировки, например тележки с подъемными вилами или автопогрузчики, оборудование для взвешивания, упаковки и маркировки, насосы, краны, лифты и шкивы, конвейерные ленты и ролики, механизированные и ручные инструменты. Необходимо также предусмотреть решение вопросов страхования, охраны и безопасного хранения некоторых единиц оборудования, особенно если они очень ценны и легко переносятся (или уносятся).

Категория «мебель и офисное оборудование» включает не только предметы, необходимые для управленческих или административных офисов, но и ковры, мягкие кресла, наглядные материалы, которые могут находиться в приемной комнате для посетителей, и зачастую чайные и кофейные чашки, чайник, тостер или микроволновую печь для персонала.

В офисах к этой категории относятся письменные столы, стулья, картотеки, шкафы для хранения документов, компьютеры и оборудование для обработки текстов, сейфы, телефоны, факсовые аппараты и автоответчики, маркировальные машины, оборудование для чистки, а также мелкие канцелярские предметы. При планировании нового бизнеса эти предметы очень часто рассматриваются как само собой разумеющиеся (или принимаются как данные), вследствие чего их стоимость недооценивается, в то время как при итоговых подсчетах общие расходы на них могут оказаться довольно высокими, хотя, как было отмечено, сюда может входить многое из того, чем директора — владельцы бизнеса уже обладают.

Фирмам, работающим в сфере оптовой или розничной торговли, необходимо определить, какие запасы должны храниться на складе в любой момент времени. Конечно, необходимы первоначальная закупка и непрерывное поддержание достаточного уровня основных запасов тех наименований, которые постоянно требуются для нормальной работы компании. Затраты на закупки исходных и поддерживаемых запасов включаются в бюджетный план. По мере расширения бизнеса может потребоваться более высокий средний уровень пополнения запасов, что обусловит необходимость расширения площади хранения, приобретения дополнительного оборудовании, а также привлечения адекватного оборотного капитала.

На потребность в площади для хранения и на требуемый уровень оборотного капитала оказывают влияние также частота пополнения запасов и минимальный размер заказа или размер поставки товаров от поставщиков. Например, поставщик, расположенный на значительном расстоянии от предприятия, может делать только периодические поставки; таким образом, фирма должна либо хранить большие объемы запасов, либо оплачивать дополнительные транспортные издержки за промежуточные поставки. Некоторые поставщики предлагают бесплатные услуги по доставке при условии, что заказ превышает определенную минимальную стоимость, другие же связывают размер заказа с размером скидок. Экономию на бесплатной доставке или на более выгодных скидках нужно сопоставлять с размером дополнительного оборотного капитала, замороженного в запасах, и с размером площади, которую будут занимать запасы при хранении.

Определение потребности в сырье и комплектующих сходно с покупкой и хранением запасов для перепродажи, первоначальные затраты на приобретение сырья могут быть относительно выше, особенно если дистрибьюторам или потребителям предоставляется кредит. Требуется закупать первоначальные стартовые запасы сырья и комплектующих, а затем пополнять их для начала нового производственного цикла. Чем шире ассортимент предлагаемой продукции, тем больше набор наименований запасов и, следовательно, выше затраты на их покупку; а по мере расширения бизнеса обычно требуется все более высокий средний уровень запасов на складе. В зависимости от источников получения сырья или комплектующих могут изменяться сроки поставки. Поэтому особенно важно реалистично оценить первоначальные затраты на покупку сырья и комплектующих, а полученные суммы включить в бюджетный план и прогноз движения денежной наличности. Этот процесс обычно предполагает определение различных альтернативных поставщиков, ассортимента и качества соответствующей продукции и затрат на нее, структуру скидок, сроки и условия поставок. Допустим, качество продукции и основная стоимость комплектующих у двух поставщиков одинаковы. Возможно, что предлагаемая одним из них скидка в 3% представляет собой большую выгоду, чем рассрочка платежа на 30 дней после получения заказа, которая предлагается другим, если оборотный капитал освобождается для использования где-либо еще. Однако если скидка гораздо больше, то фирма для оплаты комплектующих может взять в банке кредит, так как затраты на него будут с лихвой покрыты дополнительной прибылью, полученной благодаря более высокому размеру надбавки к цене. Это представляет вид анализа затрат и результатов, который высоко ценят и обычно охотно согласовывают банковские руководители. Если у компании есть достаточный оборотный капитал, а ставка процента не слишком высока, то скидка при оплате наличными в любую минуту может оказаться более выгодной, чем кредитные условия.

Материалы и предметы потребления, которые покупаются, используются и заменяются новыми практически регулярно, представляют часть административных и управленческих расходов бизнеса. В офисе это обычно затраты на канцелярские принадлежности, конверты, открытки, компьютерные диски, ленты/картриджи для принтеров и т.п., а также зачастую на чай, кофе, молоко и сахар. На производстве к ним можно отнести затраты на обеспечение спецодеждой, защитной одеждой или униформой. Что же касается бизнеса в целом, то к таким расходам относятся покупка материалов для оказания первой медицинской помощи, для уборки помещений, дезинфицирующих средств, бумажных полотенец, туалетной бумаги, электроламп, затраты на мытье окон и т.п. В крупных организациях такие затраты, возможно, состоят из большого ряда различных расходных статей, но в небольших фирмах их можно сгруппировать в один счет «Прочие и административные расходы». Бухгалтерская классификация менее важна, чем то, что их следует определить и включить в бюджетный план и прогноз движения денежной наличности, так как, хотя они все и являются второстепенными статьями расхода, но, накаливаясь за год, могут складываться в довольно значительную сумму.

К поставщикам коммунальных услуг относятся энергопредприятия, газовые компании, телефонные службы, службы водоснабжения, водоотведения, организации, занимающиеся вывозом бытовых отходов. Заключение и перезаключение договоров на обслуживание с такими предприятиями — необходимые условия открытия и расширения бизнеса. В ряде случаев для этого необходимо выполнение специальных условий компаний-поставщиков, что может потребовать значительных финансовых затрат и времени. Вот почему целесообразно еще на этапе формирования бизнес-идеи выяснить возможности и приблизительные затраты на подключение дополнительных энергомощностей, подведение воды, предоставление дополнительных телефонных номеров и т.п. Составляя финансовый план, необходимо учитывать тенденцию к повышению тарифов на коммунальные услуги.

Предпринимателям необходимо осознавать тот факт, что предприятие, использующее в производственном процессе значительные объемы водных ресурсов или сбрасывающее загрязненные сточные воды, например пивоваренный завод или предприятие целлюлозно-бумажной промышленности, должно предусматривать проведение мероприятий по очистке сточных вод.

Взаимоотношения с поставщиками

В заключение этого раздела необходимо отметить несколько основных пунктов о сотрудничестве и переговорах с поставщиками.

1. Поставщики имеют не меньшее право получить справедливую прибыль. Поиск собственной выгоды, тем не менее, требует уважения мнения предприятий-партнеров. Фирмы-поставщики почти всегда хотят поддержать начинающуюся деятельность, но не готовы делать это любой ценой. Поэтому чрезмерное отстаивание собственных интересов может повредить налаживанию отношений с перспективным партнером.

2. Деловые взаимоотношения с поставщиками должны быть долгосрочными, честными и надежными, чтобы гарантировать непрерывные поставки качественных товаров или услуг по взаимно приемлемой цене. Назначение самой низкой цены не всегда сопровождается поставкой качественной и надежной продукции. Поддерживать постоянные контакты с поставщиками нужно также и для того, чтобы получать информацию о новой продукции или возможностях и обсуждать любые тенденции или изменения на рынке, которые могут оказать влияние на предприятие.

3. Если фирма испытывает затруднения с денежной наличностью, то нужно честно признаться в этом поставщикам и не игнорировать их запросов. Целесообразно обратиться с просьбой о сотрудничестве, определив реалистичную дату для оплаты, а затем погасить обязательства точно в определенный срок. При появлении возможности, необходимо провести оплату в промежуточный срок, чтобы подтвердить высокую репутацию фирмы. В тех случаях, когда у предприятий-партнеров возникают сходные проблемы и те обращаются с просьбой о более быстрой или преждевременной оплате, рекомендуется, если, конечно, фирма располагает финансовыми ресурсами, удовлетворить подобное обращение поставщиков. Такие взаимоотношения будут способствовать созданию долгосрочных деловых отношений.

4. Хотя вопрос о цене очень важен, это не единственная область переговоров с поставщиками. Если поставщик не хочет или не может повысить скидки или снизить цену по мере увеличения объема покупки, то нужно искать альтернативы расширения взаимовыгодного сотрудничества, анализируя график и условия поставок, перспективы маркетингового и рекламного взаимодействия.

Вместо того чтобы проверять качество всех получаемых товаров, необходимо формировать адекватные системы мониторинга, а также гарантировать, что количество, цена, скидки и т.п. будут соответствовать установленным нормам. Любые отклонения нужно регистрировать и сразу же сообщать о них поставщику. Нельзя ожидать, что поставщики примут на себя ответственность за проблемы с товаром, который в течение длительного времени находился вне их контроля, поэтому, сообщая о проблемах немедленно, можно избежать возможных разногласий.