Требования к компьютерной системе склада

Современный бизнес чрезвычайно динамичен, и в соответствии с его потребностями меняются вопросы организации оперативного учета, планирования и контроля. Руководители фирм и подразделений нередко плохо представляют себе возможности компьютеризации, которая во многих компаниях выполнена пока только на уровне механизации операций для некоторой части деятельности. В то же время заказчики, не имея необходимых знаний, не могут должным образом поставить задачи для разработки компьютерных систем.

Ниже перечислены требования, которые следует предусматривать при выборе и адаптации или при разработке и развитии компьютерной системы склада.

Система должна обеспечивать:

• формирование любой схемы организации сбыта (оптовая торговля со склада, торговля по заказам, розничная торговля);

• контроль процесса исполнения заказов, графиков доставки и оплаты, состояния товарных запасов, взаиморасчетов и другой информации, необходимой для эффективной работы с клиентами;

• поддержку стандартов автоматизации документооборота. Это означает, что программы реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес-правилам организации и сообщают о необходимости выполнения тех или иных операций.

Управление потоком снабжения и сбыта путем интеграции в единый центр управления всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками предприятия включает:

- формирование процесса снабжения-сбыта в единый информационный поток на основе современных методологий с обеспечением динамического балансирования производства, продаж и закупок;

- управление сквозным планированием снабжения-сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);

- автоматическое включение входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;

- автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;

- поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация и разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;

-автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую - для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;

- множественные налоговые схемы для автоматических расчетов налогов - каждому товару и услуге ставятся в соответствие налоговые схемы прихода и расхода;

- поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранений;

- возможности применения при расчете себестоимости товара методов «среднее», «скользящие среднее», «ЛИФО», «ФИФО»;

- распределение товара по партиям вручную;

- учет неотфактурованных поставок.

Заказы:

- объем полученных заказов;

- объем просроченных заказов;

- количество позиций в невыполненных заказах;

-динамика состояния невыполненных заказов;

- степень удовлетворения спроса по номенклатуре;

- динамика степени удовлетворения спроса по месяцам;

-сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

Запасы:

- количество позиций на складе;

- оборачиваемость;

- динамика оборачиваемости по месяцам;

- сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

Запасы по категориям товаров:

- количество позиций;

- оборачиваемость;

-динамика оборачиваемости по месяцам;

- сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

Срочные поставки в заказах на пополнение склада:

- процент количества позиций, заказанных срочно;

- процент стоимости позиций, заказанных срочно;

-динамика изменения доли срочных поставок по количеству позиций;

-динамика изменения доли срочных заказов по стоимости;

- сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

Неликвиды:

- количество неликвидов по номенклатуре;

- стоимость неликвидов;

-динамика состояния ликвидации неликвидов;

-сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

Рентабельность:

- процент валового дохода;

- процент валового дохода с 1 служащего в месяц;

- сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

Загрузка персонала:

- ежедневное количество и стоимость полученных позиций;

- ежедневное количество и стоимость отгруженных позиций;

- количество и стоимость возвращенных позиций;

- количество и стоимость поврежденных и несоответствующих позиций;

- ход выполнения инвентаризации;

-ежедневное количество и стоимость полученных и отгруженных позиций на 1 рабочего - загрузка;

-динамика загрузки по месяцам;

- сравнение этих данных с планом и прошлым годом.

Материальный учет должен обладать широким спектром

возможностей как конкурентоспособное средство высококлассного обслуживания заказчиков и снижения накладных расходов при проведении товарных операций. В связи с этим необходима мощная система управления складом, включающая электронный обмен данными, работу со штрих-кодами и технологию складского радиообмена.

База данных должна обеспечивать:

-хранение каталожных, серийных и иных номеров, изображений, спецификаций или схем товаров,

- несколько вариантов единиц измерения;

-накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т.п.;

- просмотр состояний запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;

- выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;

- создание наборов, состоящих из нескольких товаров;

-указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;

- неограниченное число замен товаров с учетом цены;

- предложение замены при отсутствии товара на складе;

- определение инструкции о месте доставки;

- конкретные указания/сообщения на накладной/счете;

-дробные количества (меры) товаров в заказе;

- распознавание штрих-кодов;

- возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;

- возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.

Параметры складского учета должны включать:

- код, наименование и размеры товара;

- несколько возможных единиц измерения;

- штриховой код;

- вторичные коды, идентифицирующие товар;

- неограниченное число замен товара;

- неограниченное число аналогов товара;

- вызов товара по коду заказчика или поставщика,

- коды товара у различных заказчиков;

- коды товара у различных поставщиков;

-оригинальный код товара у производителя;

- отслеживание партий товара;

- отслеживание серийных номеров товаров;

-формирование наборов товаров для реализации,

- указание основного и дополнительного адреса на складе;

- возможность включения товара в отложенные заказы.

Неограниченное число групп товаров:

-товарные группы;

- группы при ценообразовании;

- группы для анализа продаж;

- группы по начислению комиссионных;

- группы по стоимости;

- группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;

- группы для производства;

- группы по бонусам и комиссионным;

-группы по таможенным пошлинам;

- группы по способу доставки;

- параметры для закупок;

- экономичное количество в заказе;

- время поставки;

- минимальный/максимальный запас на складе;

- пути восполнения запасов.

Параметры ценообразования:

- до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товаров, от группы товаров;

-комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;

- коды налогообложения. Параметры для бухгалтерского учета:

- неограниченные возможности привязки к счетам главной книги для проведения товарных операций;

- использование различных методов определения стоимости:

а) средневзвешенная стоимость;

б) последняя стоимость;

в) нормативная стоимость.