Эффективное управление персоналом как важный аспект управления качеством

При взаимодействии с сотрудниками, руководство организации должно уделять внимание следующим моментам:,

■   уважение к сотруднику. Любой руководитель в процессе своей деятельности должен прислушиваться к идеям сотрудников и реагировать на их нужды. Уважительное отношение способствует возникновению доверия и взаимопонимания между сотрудником и подчиненным, что, в свою очередь, способствует эффективной работе;

■   процесс обучения и повышения квалификации сотрудников. В современных условиях очень важно уделять внимание созданию благоприятного климата в коллективе, способствующего выполнению всех поставленных задач, и обучению сотрудников с учетом изменений, которые могут произойти в ходе осуществления различных процессов. Процесс обучения и подготовки кадров должен осуществляться целенаправленно и постоянно. Необходимо тщательно продумать этот процесс, поскольку он способствует повышению эффективности деятельности организации;

■ планирование действий. Руководителю организации необходимо периодически планировать деятельность своих подчиненных. План работ должен направлять сотрудника на выполнение поставленной задачи и устанавливать требования к сотруднику, обеспечивающие выполнение работы. В процессе такой деятельности, необходимо четко определить цели работы. Сотрудник должен принимать участие не только в определении требований, которые будут предъявляться к нему в процессе выполнения поставленных задач, но и в определении той степени поддержки, которая должна быть ему оказана для успешного выполнения работы. Этот этап очень важен, поскольку является гарантией того, что сотрудник понимает свою задачу и возложенную на него ответственность. План работ должен быть рассчитан на конкретного исполнителя и вид выполняемой им работы. Он может представлять собой таблицу с тремя колонками: в первой — отражается наименование задания; во второй — описание задания; в третьей — важность задания. План работ должен основываться на должностной инструкции сотрудника и должен всегда содержать описание требований к выполняемой работе. Согласованный план работ подписывается руководителем и подчиненным, каждый из которых имеет по его экземпляру.

По срокам действия план может быть годовым с разбивкой на кварталы, предусматривающей выполнение конкретных краткосрочных задач. Годовой план может носить общий характер, однако поквартальная разбивка должна предусматривать выполнение конкретных задач. Руководитель должен периодически контролировать работу подчиненного и предоставлять ему необходимую информацию, содействуя повышению качества выполняемой работы и помогая подчиненному решить возникающие проблемы и трудности. Как правило, раз в квартал руководитель и подчиненный анализируют выполнение ежеквартального и годового планов. Ежеквартальному рассмотрению плана работ предшествует процесс оценки выполнения всех работ по качественным показателям, характеризующим степень соответствия установленным требованиям. Такая оценка должна основываться на объективных критериях и быть добросовестной. Иногда ежеквартальное подведение итогов может носить неформальный характер, но ежеквартальная оценка должна является базой для официальной ежегодной оценки, которая фактически является средней по итогам ежеквартальных;

 ■ оплата труда. Оплата труда сотрудников должна зависеть от характера работы сотрудников и степени эффективности выполнения ими своих обязанностей. При этом, уровень эффективности, производительности и качества осуществления работ может различаться для одних и тех же заданий. В такой ситуации необходимо дифференцировать заработную плату в зависимости от уровня выполнения работ. Одним из критериев оценки оплаты труда является годовая аттестация сотрудников. Размер заработной платы может устанавливаться пропорционально величине годовой аттестационной оценки сотрудника;

■ планирование карьеры. При планировании карьеры большое внимание уделяется проведению мероприятий, обеспечивающих использование возможностей сотрудника и удовлетворения его потребностей в развитии. Планирование карьеры способствует индивидуальному развитию и профессиональному росту сотрудника, повышает его значимость для организации и обеспечивает соответствие квалификации сотрудника новым возможностям, которые могут возникнуть в будущем. В процессе планирования карьеры могут осуществляться мероприятия по совершенствованию индивидуального профессионального мастерства и выявлению определенных наклонностей. План карьеры является, своего рода, планом индивидуальной работы сотрудника, который предусматривает достижение личной цели в своей сфере деятельности. Сотрудник должен Самостоятельно определить текущие и стратегические задачи в этом процессе. Планирование карьеры позволяет увязать планы профессионального роста сотрудников с задачами организации. Планирование карьеры очень важно, поскольку, если карьера сотрудника непосредственно связана с организацией, он становится ее неотъемлемой частью, интересуется проблемами, содействует благополучию и росту, так как его собственный профессиональный рост находится в прямой зависимости от успехов организации. Планирование карьеры укрепляет взаимоотношения сотрудника и руководителя. В целом, планирование карьеры способствует наиболее эффективному использованию возможностей сотрудника в настоящее время и в будущем, увеличивает уверенность сотрудника в своих силах. В таких условиях, организация несет ответственность за создание обстановки, способствующей индивидуальному росту, обучению и подготовке сотрудников, как в рабочее, так и в нерабочее время. Это позволяет сотрудникам приобрести необходимое профессиональное мастерство, получить информацию о возможностях продвижения по службе в других областях и использовать эти возможности. Руководитель, зная организацию работ на предприятии, может указать сотруднику правильное направление деятельности с учетом потребностей организации. Руководитель находится в постоянном контакте с подчиненными и информирует их об изменяющихся потребностях организации и влиянии этих изменений на профессиональный рост. Руководитель оценивает труд и оказывает консультативную помощь, обеспечивающую выполнение намеченных этапов профессионального роста. В таких условиях, сотрудник должен определить ступени в развитии своей карьеры, способы оценки достигнутых результатов и составить план своих действий. План своего профессионального роста каждый сотрудник может разрабатывать ежегодно. Как правило, он включает: долгосрочные цели сотрудника, потребности в усовершенствовании для достижения следующего этапа профессионального роста, обязательства организации по оказанию помощи сотруднику в подготовке к следующему этапу, обеспечивающему его профессиональный рост;

■ программы повышения эффективности работы. Как правило, такие программы, обеспечивают повышение производительности труда, снижение себестоимости продукции и повышение ее качества. Для сотрудника такие программы дают возможность дополнительного дохода, обеспечивают возможность самовыражения, позволяют ощутить себя причастным к делам предприятия. Реализация таких программ может осуществляться в документальной форме, когда сотрудники письменно оформляют свои предложения и представляют их в специальный отдел по их рассмотрению и внедрению. Принятые и отклоненные предложения направляются вновь в специальный отдел, где результаты оценок рассматриваются с точки зрения их полноты и точности. Начальнику сотрудника, представившего предложение, направляется письмо с изложением действий, которые предполагается предпринять по поступившему предложению, и автору предложения выплачивается вознаграждение, сумма которого, часто определяется в процентном отношении от дополнительной прибыли за определенный период времени. В любой организации необходимо создавать такие условия, при которых сотрудники, могут высказать все свои предложения. Это способствует созданию доверительной атмосферы, повышению уровню качества выпускаемой продукции и производительности труда. Любая идея сотрудника, связанная с повышением качества выполняемых работ, должна оцениваться на предмет ее использования;

■ признание достижений по улучшению работы. Системы признания достижений по программам улучшения работы могут предусматривать проведение ежемесячных и ежеквартальных конкурсов, выдачу премий, организацию совместных мероприятий с высшим руководством, выдачу свидетельств. Программа улучшения работы обеспечивает руководство информацией, являющейся основой для получения впоследствии отличившимся сотрудником крупных премий организации;

■   заявка на осуществление корректирующих мероприятий. Эффективным средством своевременного предупреждения проблем в организации является оформление заявок на осуществление корректирующих мероприятий. Сотрудник, который столкнулся с определенной проблемой, может заполнить заявку и отправить ее в отдел обеспечения качества. Из отдела обеспечения качества заявка на проведение корректирующих мероприятий отправляется в соответствующее подразделение, где эта проблема может быть решена. После подготовки плана корректирующих мероприятий сотруднику, который представил заявку, если она подписана, направляется соответствующая информация.

Признание заслуг и вознаграждение сотрудников

В процессе признания заслуг сотрудников организации, руководителю необходимо демонстрировать положительное отношение к высоким результатам труда. К основным формам признания заслуг относятся:

■   признание отдельной личности. Наряду с признанием заслуг целого отдела или команды, во многих компаниях используется также признание заслуг отдельного сотрудника. Чаще всего такое признание проявляется в денежной форме — в виде премии, но могут также использоваться следующие виды признания:

продвижение по службе; особое расположение, размеры и внутренняя планировка кабинета; оплата поездок; ценные подарки, специально отведенные места для стоянки машин; статьи, помещаемые в прессе; фотографии на доске почета, почетные грамоты, вручаемые в присутствии коллег.

■ Признание результатов группы сотрудников. Признание результатов группы сотрудников может осуществляться в форме премии. Премии могут также выплачиваться за долгосрочную и эффективную деятельность, за инженерные или научные достижения, за разработку новых концепций, за коммерческие успехи или исключительные заслуги, например, эффективную деятельность, способствующую выходу предприятия из кризиса, или оперативное реагирование на конфликтную ситуацию, или предупреждение возникновения отдельных проблем. Вознаграждения за проведение мероприятий по предупреждению проблем являются формой признания деятельности сотрудников, которые занимаются аналитической работой, прогнозированием проблем и принимают необходимые предупредительные меры. Помимо этого, премии могут вручаться за патенты или открытия. Сумма премии зависит от фактической значимости вклада. Но кроме премии, используются и другие формы признания, такие как: статьи о достижениях группы сотрудников в печати с фотографией всех членов группы, организация торжественных обедов с руководством организации, участие всей группы сотрудников в технических конференциях, таблички на дверях отдела с фамилиями сотрудников и т. п.

■ Личное признание со стороны руководителя организации. Такая форма признания является отражением взаимоотношений руководства и сотрудника, которые стимулируют сотрудника к большей отдаче и положительно влияют на его моральное состояние. Подчеркивая важность труда сотрудника для организации, руководитель способствует более качественному выполнению работ в будущем. Так, наиболее известными формами личного признания заслуг работников со стороны начальства являются: выражение благодарности за хорошо выполненную работу сразу же после ее завершения; письмо, направленное на дом сотруднику руководителем, с выражением благодарности за конкретный вклад этого сотрудника в успешную деятельность организации; поздравительные открытки ко дню рождения или к юбилеям трудовой деятельности с выражением признательности за конкретные дела за определенный промежуток времени.

■   Материальная компенсация. Основным видом материальной компенсации труда работников является заработная плата, но помимо нее могут также использоваться комиссионные вознаграждения, сдельная оплата труда, а также покупка акций сотрудниками организации.

■   Дополнительные денежные выплаты. В некоторых компаниях используется практика дополнительных денежных выплат. Как правило, такие выплаты осуществляются дважды в год — перед отпускам и перед Новым годом, размер выплаты эквивалентен размеру месячного оклада сотрудника.

Очень часто, признание заслуг сотрудников базируется на процессе повышения производительности труда и включает сотрудничество и кооперацию между сотрудниками, руководством и профсоюзами; вовлечение сотрудников в рационализаторское движение. Рационализаторское движение основывается на письменных рационализаторских предложениях сотрудников по повышению производительности труда, повышению качества выпускаемой продукции и снижению издержек. При этом, в каждом подразделении организации создается производственный комитет, в состав которого входят руководитель и один-два сотрудника подразделения. Сотрудники подготавливают рационализаторские предложения и направляют их руководителю. Предложения оцениваются с точки зрения их воздействия на повышение производительности и прибыли. Необходимо отметить, что руководящий комитет фирмы несет ответственность за оценку предложений и определение размеров ежемесячной дополнительной выплаты.

Программа повышения производительности путем разделения прибыли предусматривает увеличение производства готовой продукции при сокращении трудозатрат. Оптимальной формулой для определения размеров выплат является комбинация соотношений, включающих производительность и брак. Такой подход обеспечивает необходимую сбалансированность между производительностью и качеством. Так, при низком качестве, даже при высокой производительности труда, расчетные выплаты будут низкими или даже отрицательными.